The BrandTech Group :
Fondée en juin 2015, The BrandTech Group est une société spécialisée en Marketing Digital qui aide les annonceurs à améliorer leur stratégie marketing, plus rapidement et à moindre coûts, en utilisant les nouvelles technologies.
Depuis sa création, la société connait une forte croissance externe, notamment grâce à un modèle de développement basé sur des acquisitions et des prises de participation (Niantic, Crossing Minds etc.). Avec plus de 4 000 employés répartis dans environ 40 pays, The BrandTech Group, dont le siège social est basé à New-York aux Etats-Unis, compte en 2022 plus d’une centaine d’entités juridiques.
Basée en France, la Direction Financière du groupe est composée de 8 personnes et gère la consolidation de toutes les informations financières du monde. Face à un exceptionnel surcroit d’activités, il était devenu indispensable d’étoffer l’équipe sur cette période. Il a donc fallu trouver un partenaire de confiance pour effectuer une mission d’assistance opérationnelle.
The BrandTech Group a ainsi été mis en relation avec Smarthys en 2022 pour les accompagner dans la production des comptes consolidés et du reporting financier. Une première mission qui a rapidement évolué vers un projet d’amélioration des processus de production.
Le contexte et les enjeux du projet
Au moment où The BrandTech Group a fait appel à Smarthys, en janvier 2022, la Direction Financière groupe devait faire face à un surcroît d’activité. De nombreux projets ponctuels devaient être menés en même temps que le récurrent, ce qui est rapidement devenu problématique pour l’équipe. De plus, les processus d’exécution dans l’outil de consolidation étaient anormalement longs impactant considérablement la réactivité et la productivité de l’équipe. En effet, équipée de la solution de consolidation Amelkis, les paramétrages de l’outil avaient initialement été conçus pour un groupe qui comptait à l’époque un nombre bien plus réduit d’entités juridiques.
Les enjeux du projet étaient clairs :
- Assister la Direction Financière pour la production du reporting financier du groupe dans les délais durant cette période de surcharge d’activité.
- Être accompagné par un consultant ayant une double expertise, à la fois métier et applicatif.
Smarthys a répondu, dans un premier temps, au besoin d’assistance opérationnelle sur la production du reporting et du prévisionnel du groupe. Puis, face aux nombreuses difficultés générées par l’outil, le consultant a très vite identifié les causes et proposé des solutions d’amélioration. La mission de départ s’est ainsi rapidement étendue vers une approche plus globale d’amélioration des processus au sein du logiciel Amelkis.
Au-delà de l’assistance opérationnelle qui a été très efficace, le consultant Smarthys nous a permis de mettre en évidence les axes d’amélioration dans nos processus de production des comptes consolidés et d’y apporter des solutions concrètes.
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La réponse et l’accompagnement Smarthys
Le projet d’assistance opérationnelle de the BrandTech s’est initialement établi sur une période de 3 mois. Un consultant Smarthys a assisté l’équipe finance d’un point de vue métier, pour la production du reporting mensuel ainsi que du Forecast trimestriel du groupe. Un projet d’assistance qui s’est très bien déroulé.
Ce qui a été particulièrement apprécié par Martine Joachim c’est le regard externe et la prise de recul apportés par Smarthys sur leurs processus de consolidation. En effet, durant l’assistance opérationnelle de l’équipe, le consultant Smarthys dédié au projet a très rapidement identifié les points d’amélioration à apporter dans l’outil, notamment l’évolution des paramétrages pour optimiser les temps d’exécution des processus.
La mission de départ a donc été étendue et le consultant Smarthys est resté 3 mois supplémentaires pour faire évoluer la solution Amelkis. En travaillant conjointement avec l’éditeur de la solution, Smarthys a su proposer et déployer de nouveaux paramétrages qui ont considérablement réduit les temps de consolidation pour l’équipe finance : pour le reporting mensuel, il est passée de 45 minutes à 1 minute, et pour le Forecast trimestriel de 1h15 à 5 minutes !
Les bénéfices apportés ont été très rapides pour The BrandTech Group. Grâce à la diminution du temps de consolidation, Martine Joachim a constaté un vrai confort d’utilisation au sein de l’équipe et une amélioration de la qualité des informations remontées en consacrant moins de temps à produire les comptes consolidés et plus de temps pour analyser et contrôler.
C’était une très belle intervention, aussi bien sur l’assistance opérationnelle que sur les conseils apportés, et une belle rencontre humaine. Nous avons réellement apprécié travailler avec un consultant compétent sur notre métier et avec une vraie démarche orientée service client. Nous retravaillerons avec Smarthys sans hésiter !
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